供应商请款付款与应返款

供应商(如地接、车队、酒店)是订单成本的去向。你作为财务,在供应商收付链路里负责两个核心环节:登记实际付款(含真实手续费)、登记应返款真实到账。请款的发起与审批不归你管,但付钱和记账这一关是你的主战场。本篇介绍完整的请款付款流程、应返款到账登记与成本提醒色。

供应商请款付款全流程

工作台 → 资金作业 → 供应商请款与付款。整个流程分三步,你在第三步:

1. 发起请款:由销售、主理人或管理员填写请款本金(这次计划付给供应商多少钱),请款进入「待审批」状态;
2. 审批:由主理人或管理员审批通过(审批时只看请款本金是否合理)。你不参与审批;
3. 登记实际付款:审批通过后,由你(财务)或主理人、管理员登记实际打款的金额与真实手续费。这是你的核心动作。

登记实际付款

审批通过的请款会进入「待付款」状态,你可以在供应商请款与付款页看到。登记实际付款时要注意:

• 实际付款本金:真实打给供应商的金额(可能与请款本金不同,比如部分付款、汇率差、供应商临时调价);
• 真实手续费:银行或第三方支付实际收取的手续费(不是预估,是真实扣掉的);
• 付款时间与方式:什么时候、用什么方式(银行转账、微信、支付宝等)打的款;
• 付款凭证:如有银行回单或转账截图可一并上传,便于日后核对。

查看供应商收款账号

打款前需要确认供应商的收款账号。供应商的收款账号平时是脱敏显示的(只看到尾号),你在登记付款时可以临时查看完整账号核对——点「查看账号」会留审计记录,只用于本次付款核对,不会永久暴露。

部分付款与多次付款

一张请款可以分多次付款(比如先付定金、行程结束再付尾款)。每次付款登记后,请款的已付金额会累计,直到付清为止。如果想关闭剩余未付的部分(比如与供应商谈妥不再付了),由主理人或管理员操作「关闭剩余」。

撤销付款与退回未付

如果登记错了(如金额填错、账号填错),你可以:

• 撤销付款:把某次已登记的付款撤销回滚(审计留痕);
• 退回未付款:把待付款的请款退回重审——这个操作你、主理人、管理员都能做。

供应商应返款

某些供应商在收到你的付款后,会按约定把一部分钱返给你的旅行社(这就是「应返款」)。工作台 → 资金作业 → 供应商应返款,这里展示应返款的计划与到账情况。应返款分两层:

• 计划金额:跟供应商谈好的返款数字(由销售、主理人或管理员维护,你不调计划);
• 真实到账:供应商实际把钱打进旅行社账户了——这一步由你登记。

登记真实到账

你在应返款列表点「登记到账」,按真实收到的金额登记:

• 按真实到账金额登记:实际收到多少就登记多少,不局限于计划金额;
• 允许超额:返款多于计划属于正常情况(比如供应商业绩奖励),你可以照常登记超额到账;
• 可撤销:登记错了可以撤销重登(审计留痕)。

成本提醒色

为了让旅行社不亏本,系统会持续监控每张订单的实际付款本金相对于订单成本的比例,并在工作台、请款队列的对应行显示提醒色:

• 黄色高亮提醒:当某供应商的实际付款本金已经达到订单成本的 90%,系统会以黄色高亮提醒你注意——说明成本快到上限了,后续付款要谨慎;
• 红色高亮警示:当实际付款本金超过订单成本的 100%,系统会以红色高亮警示——说明付给供应商的钱已经超过原本登记的成本,可能存在亏损风险。

一个完整的付款例子

假设销售为某张订单的供应商成本 5000 元发起请款,流程是这样走的:

1. 销售填写请款本金 5000 元,提交后请款状态变「待审批」;
2. 主理人审批通过,请款状态变「待付款」;
3. 你核对供应商收款账号后,实际转账 5000 元,银行收手续费 5 元。你在系统里登记实际付款本金 5000 元、手续费 5 元,上传银行回单;
4. 系统复检通过(实际本金与请款本金一致),付款入账,请款状态变「已付清」;
5. 订单的当前实际毛利会扣除这笔 5000 元成本,工作台同步更新。