发票与订单

发票是旅行社与客户、供应商之间资金往来的正式凭证。你作为财务,在发票管理里负责四类工作:给客户开票、登记供应商来票、给供应商开服务费票、处理需要冲红的发票。订单列表则让你从资金口径跟进每张单的已付、未付与成本。本篇介绍这四类发票的处理与订单的资金视角。

发票管理总览

工作台 → 单据 → 发票管理。这里的发票按业务关系分为三类,每类有自己的处理流程:

• 客户发票:给客户开的发票(客户付款后申请开票,你审核后开具);
• 供应商进项票:供应商开给你旅行社的发票(供应商寄来后由你登记);
• 供应商服务费票:你旅行社开给供应商的服务费发票(如有服务费收入)。

此外还有一个特殊的「待红冲」分组,汇总需要冲红重开的发票。

给客户开票

客户付款后,销售会代客户提交开票申请(填写发票抬头、税号、金额、开票项目等)。你的处理流程:

1. 查看申请:在发票管理里看到待处理的开票申请,核对抬头、税号、金额是否与订单一致;
2. 开具或退回:核对无误后点「开具」,发票正式生成;如信息有误(如抬头写错、金额超限),点「退回」并附原因,销售更正后重新提交;
3. 累计开票:同一张订单可以多次申请开票,系统会累计已开金额,不超过订单应收款即可。

登记供应商进项票

供应商开给你旅行社的发票(进项票)寄到后,由你登记进系统:

• 登记发票信息:选择对应供应商,填写发票号码、开票日期、金额、税额等;
• 自动抵扣:进项票登记后,系统会按「先付款的先抵扣」原则,把它关联到该供应商最早未抵扣完的付款记录上,自动计算抵扣情况;
• 查看台账:供应商进项票台账汇总了所有已登记的进项票,运营也可以查看(便于提醒供应商寄票)。

销售看的待收票

销售能在发票管理里看到本人订单对应的待收票(哪些订单的供应商还没寄来进项票),便于催供应商。这只是一个查看提醒,登记进项票仍由你或主理人、管理员完成。

给供应商开服务费票

如果你的旅行社向供应商收取服务费(比如代客采购的服务费),需要给供应商开具服务费发票。你选择对应供应商登记发票信息即可,流程与登记进项票类似,只是方向相反(你是开票方)。

待红冲发票

工作台的「待红冲发票」卡片汇总了需要冲红重开的发票(如开票信息有误、客户取消订单等)。处理方式:

• 在发票管理或待红冲分组里找到对应发票;
• 提交纠错申请(填写冲红原因与重开信息);
• 冲红后原发票作废,重新开具正确的新发票,审计留痕。

发票详情查看

每一类发票列表的行内都有「详情」按钮,点击后右侧抽屉展示完整信息:

• 客户发票详情:含开票申请全版本历史、关联订单、开具记录;
• 供应商进项票详情:含发票信息、抵扣占用明细(关联到哪几笔付款);
• 服务费票详情:含发票信息、关联应返款覆盖情况。

订单的资金口径

工作台 → 单据 → 订单列表。你查看订单是从「资金口径」看,关注的是钱有没有到位:

• 客户已付:客户已经付了多少钱(已核验入账的);
• 客户未付:客户还欠多少钱(订单应收减去已付);
• 订单成本:这张单计划付给供应商多少钱;
• 当前实际毛利:客户已付减去实际付给供应商的本金,反映这张单当前真实的赚头;
• 资金分类:订单列表可以按资金构成筛选——全部、纯自收(客户直接付款给旅行社)、含供应商代收与返款。

订单详情的五组信息

点订单详情可以看到五组分区:基本信息、客户款项、供应商成本、收款记录、请款付款记录。每一组都有完整的来龙去脉,便于你核对资金链路是否完整。

成本提醒色在订单里的体现

订单列表与订单详情里,如果某供应商的实际付款本金达到订单成本的 90%,对应行会显示黄色高亮提醒;超过 100% 显示红色高亮警示。这与供应商请款队列的提醒色是同一套规则,提示你这张单的成本快到或已超上限。