收款核验与退款

客户把钱打进旅行社,最后一道确认归你管。销售负责登记客户付款信息,你负责核验无误后让款项正式入账;客户要退款时,由你执行退款并登记结果。本篇介绍收款核验、收款台账、未关联收款冲销与退款管理的完整流程。

客户收款核验

工作台 → 资金作业 → 收款核验。完整的收款流程是「销售登记 → 财务核验」两步:

1. 销售登记:客户打款后,销售在客户线索或订单详情里登记收款(填写金额、付款人姓名、银行流水号、付款方式、付款时间等)。此时收款状态为「待核验」;
2. 财务核验:你在「收款核验」页看到待核验的收款,核对金额、付款人、流水与银行到账记录是否一致;
3. 确认或驳回:核对无误点「确认」,款项正式入账;如有问题(如金额对不上、流水重复、付款人不符)点「驳回」并附上原因。

驳回后怎么办

你驳回的收款会回到销售那边,销售可以更正信息后再次提交。驳回不会删除记录,审计会留痕,销售重交后你会再次看到这条收款,可以重新核验。

供应商代收的收款怎么看

有些订单的客户款是供应商(如地接)代收的,销售登记时会选「供应商代收」分支并记录供应商。这类收款你照常可以核验,但要知道:供应商代收的钱不进入本旅行社的毛利核算,工作台与订单的「当前实际毛利」不受代收款影响。

全部收款台账

「收款核验」页下方有「全部收款」台账,汇总全租户的每一笔收款记录,方便你月底对账或回溯历史:

• 按状态筛选:全部、待核验、已确认、已驳回、已冲销五个分类,切换即可看到对应状态的收款;
• 按日期筛选:选择日期起止,查看某段时间内的收款;
• 按销售筛选:选择某个销售,查看该销售登记的收款;
• 点击行内「详情」:查看单笔收款的完整信息,含提交历史、关联订单、关联退款等。

未关联收款的冲销

如果某笔已确认的收款尚未与任何已成交订单关联(比如客户提前打款但订单还没建),你可以走冲销流程把它回滚。冲销后收款状态变为「已冲销」,审计留痕,不能再次使用。

退款管理

工作台 → 资金作业 → 退款管理。客户取消订单、行程变更或多收了款,都需要走退款。退款流程:

1. 发起退款申请:由销售或主理人、管理员发起退款申请,填写退款金额、退款方式、退款原因;
2. 审批:由主理人或管理员审批退款申请(审批环节不归财务,你只看得到审批结果);
3. 执行退款:审批通过后,由你(财务)或主理人、管理员执行退款——实际把钱退给客户后,在系统里登记执行结果;
4. 登记完成:退款执行完毕,状态变为已完成,审计留痕不可删除。

你在退款管理里能做的事:

• 查看退款详情:点击行内「详情」,看原订单、付款方式、关联收款、退款金额等完整信息;
• 执行退款:审批通过的退款,由你登记实际执行结果;
• 驳回退款:发现退款信息有误,你可以驳回并附原因;
• 冲销退款:已执行的退款如需回滚(如客户又改主意不退了),可以走冲销流程。

工作台的收款待办

工作台首页会汇总几个关键的收款数字,作为你每天的资金签到表:

• 待核验收款:当前有多少笔客户收款等你核验,数字大于零时会以提醒色提示,逾期未核验的还会以红色高亮警示;
• 待红冲发票:需要冲红重开的发票数量,提示你及时处理;
• 其他与资金相关的待办(如待付款请款、出发前未收款)也会在工作台展示。